Vedtægter
§ 1. Navn og hjemsted
Foreningens navn er Rødkærsbro Idrætsforening, som forkortes RIF. Foreningens hjemsted er Viborg kommune.
§ 2. Formål
Foreningens formål er at tilbyde lokalbefolkningen deltagelse i forskellige idrætter, som fremmer forståelsen for fællesskabet og medansvar samt bidrager til den enkeltes sundhed og velvære.
Det er endvidere et formål at lave aktiviteter, der på anden vis aktiverer medlemmerne og fremmer samvær på tværs af lokalbefolkningen.
§ 3. Organisation
Foreningen ledes af frivillige og består af en hovedbestyrelse samt en række afdelinger for hver idræt, der udbydes. Dog kan der ansættes en person til at varetage hele eller dele af hovedkassererposten.
Hovedbestyrelsen består af 5-7 generalforsamlingsvalgte medlemmer samt en repræsentant fra hver afdeling. De enkelte afdelinger har egne bestyrelser på 3-5 medlemmer.
Hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne kan nedsætte ad hoc udvalg til varetagelse af enkeltstående opgaver og projekter.
Hovedbestyrelsen kan oprette og nedlægge afdelinger.
§ 4. Medlemskab og kontingent
Enhver, som kan tilslutte sig foreningens formål, kan optages som medlem. Desuden kan foreningen optage passive medlemmer.
Indmeldelse sker i de enkelte afdelinger ved opstart af aktiviteten og gælder for den pågældende periode. De enkelte afdelinger fastsætter selv proceduren for indmeldelse. Udmeldelse midt i en periode skal ske ved personlig henvendelse til afdelingen. Som hovedregel refunderes indbetalt kontingent ikke, og medlemmer som er i restance i en afdeling kan ikke optages som medlem i en anden afdeling. Ved kontingentrestance kan afdelingsbestyrelsen nægte udmeldelse.
Undtaget fra dette er indmeldelse i motionsafdelingen, hvor indmeldelsen gælder indtil man melder sig ud.
Kontingent fastsættes i de enkelte afdelingsbestyrelser eller af hovedbestyrelsen, hvis der ikke er en afdeling.
Hovedbestyrelsen kan udelukke et medlem eller et passivt medlem, der modarbejder foreningens formålsparagraf eller på anden måde med sine handlinger skader foreningen. De enkelte afdelingsbestyrelser kan indstille en udelukkelse til hovedbestyrelsen. Den udelukkede kan anke afgørelsen på førstkommende generalforsamling.
§ 5. Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned. Indkaldelse til generalforsamling skal ske med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen sker direkte til hovedbestyrelsen og gennem relevante lokale medier med angivelse af dagsorden samt tidsfrist for forslag.
Medlemmer af hovedbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne samt medlemmer over 15 år, som ikke er i kontingentrestance, har stemmeret. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Passive medlemmer har ikke stemmeret. Forældre til medlemmer under 15 år, som ikke selv har stemmeret via eget medlemskab, kan stemme på egne børns vegne, dog kun med 1 stemme. Såfremt 1 medlem ønsker skriftlig afstemning, skal dette foretages.
En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig med det fremmødte antal.
Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være indsendt skriftligt til hovedformanden senest 14 dage før generalforsamlingen.
Dagsordenen skal minimum indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent
- Hovedbestyrelsens beretning og ideer til det kommende års arbejde
- Afdelingernes beretninger og ideer til det kommende års arbejde
- Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse
- Indkomne forslag
- Valg og suppleantvalg til hovedbestyrelsen
- Valg og suppleantvalg til afdelingsbestyrelserne
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Eventuelt
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, dog kræves der 2/3 af de afgivne gyldige stemmer for forslag omkring vedtægtsændringer og udelukkelse af et medlem.
- Valg til hovedbestyrelsen gælder for 2 år og sker således, at ikke alle bestyrelsesmedlemmer er på valg samme år. Ingen af de generalforsamlingsvalgte hovedbestyrelsesmedlemmer kan være afdelingsbestyrelsesmedlemmer.
- Der vælges 1 suppleant til hovedbestyrelsen. Valget gælder for 1 år.
- Valg til afdelingsbestyrelserne gælder for 2 år og sker således, at ikke alle bestyrelsesmedlemmer er på valg samme år. Der vælges 1-3 suppleanter til afdelingsbestyrelserne. Valget gælder for 1 år.
- Medlemmer af hoved- eller afdelingsbestyrelserne kan ikke vælges som revisor eller revisorsuppleant. Valget gælder for 2 år.
§ 6. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid afholdes, når et flertal af hovedbestyrelsen ønsker det, eller når 20 % af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt forlanger dette. I sidstnævnte tilfælde skal medlemmerne fremsende forslag til dagsorden. Den ekstraordinære generalforsamling skal holdes senest 5 uger efter, at kravet herom er modtaget. Krav til indkaldelse, stemmeberettigelse, valg og afstemning følger reglerne for den ordinære generalforsamling.
§ 7. Foreningens daglige ledelse
Foreningen ledes mellem 2 generalforsamlinger af hovedbestyrelsen, som har den overordnede ledelse og det overordnede ansvar, samt af afdelingsbestyrelserne, som varetager de enkelte idrætter.
Hovedbestyrelsens opgave er at varetage foreningens fælles interesser gennem drift og udvikling samt koordinere afdelingernes arbejde. Afdelingsbestyrelserne leder og administrerer den idræt, de har ansvaret for, i overensstemmelse med foreningens formål og vedtægter.
Hovedbestyrelsen konstituerer sig selv med som minimum formand, næstformand og kasserer. Kassereropgaven kan også tilkøbes. Afdelingsbestyrelserne konstituerer hvert år sig selv med som minimum formand og kasserer.
Bestyrelserne er beslutningsdygtige, når et flertal af bestyrelsen er til stede. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelserne fastsætter forretningsorden for det kommende års arbejde på førstkommende møde efter generalforsamlingen. Forretningsordenen skal minimum indeholde retningslinjer for:
- Mødeindkaldelse
- Mødeledelse
- Referater
- Opgavefordelingen i bestyrelsen
§ 8. Økonomi
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
- Hovedbestyrelsen er ansvarlig for den samlede økonomi i foreningen. De enkelte afdelingsbestyrelser er ansvarlige for den pågældende afdelings økonomi og er driftsmæssigt uafhængig af de andre afdelingers økonomi.
- Afdelingerne hæfter solidarisk for foreningens forpligtelser.
- De enkelte afdelinger samt hovedbestyrelsen udarbejder budget for det kommende år. Budgetterne godkendes af hovedbestyrelsen.
- Optagelse af lån kan kun foretages af hovedbestyrelsen.
- Hovedkassereren fører hovedbestyrelsens og afdelingernes regnskab. Det samlede regnskab med revisorens underskrift fremlægges på generalforsamlingen til godkendelse.
§ 9. Tegningsregler og hæftelser
Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af 2 i forening blandt hovedformanden, næstformanden eller kassereren.
Hovedbestyrelsen kan give fuldmagt til hovedkassereren til at disponere over bankkontoen.
Bestyrelserne hæfter ikke personligt, når de handler på vegne af foreningen, med mindre de udtrykkeligt har påtaget sig en sådan hæftelse.
§ 10. Vedtægtsændringer
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne gyldige stemmer er for forslaget.
§ 11. Foreningens opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på 2 til formålet indkaldte ekstraordinære generalforsamlinger med 5 ugers mellemrum. Indkaldelse skal ske med 3 ugers varsel.
Generalforsamlingerne er beslutningsdygtige med det fremmødte antal. For at forslaget kan vedtages, kræves det at mindst ¾ af de afgivne gyldige stemmer er for forslaget.
I tilfælde af foreningens opløsning beslutter generalforsamlingen, hvorledes foreningens aktiver skal anvendes inden for foreningens formål.
Således vedtaget på foreningens generalforsamling den 21. marts 2018.
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger
1) Medlemsoplysninger
Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
2) Oplysninger om ledere og trænere
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer, i forbindelse med indhentelse af børneattest.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder.
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser, du har bestilt
- Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Din tilladelse
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end at du giver tilladelse. Vi indhenter derfor kun din tilladelse, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter din tilladelse, er det frivilligt, om du vil give den, og du kan til enhver tid trække den tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi tilladelse fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv give tilladelse.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Du betragtes som værende medlem i det år, du tilmelder dig en aktivitet, og minimum frem til og med næste generalforsamling. Herefter vil vi af praktiske og administrative hensyn opbevare dine almindelige medlemsoplysninger frem til næstkommende årsskifte. Altså indeværende år plus et år.
Ulønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af foreningen.
Lønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Du kan via Conventus selv se og tilrette dine personoplysninger samt se, hvilke data der er gemt om dig.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.